كيف تكتب تقرير عمل

التقرير هو وسيلةٌ مهمةٌ في الإدارة لعرض تفاصيل توضِّح آلية سير العمل، ويتضمن التّقرير الخُطط اللازم اتّباعها لتحقيق أهداف المؤسّسة مُستقبلاً، ويأخذ التّقرير شكلين؛ فإمّا أن يكون طويلاً ومُفصَّلاً، وإمّا أن يكون مُختصراً، وهذا يعود لمتطلبات المؤسّسة.

قد يختص التّقرير بتوضيح مُشكلةٍ مُعيّنة في المؤسسة، ويعرضها بطريقةٍ مُختصرة، وعادةً ما يختصُّ التّقرير بمسألةٍ مُعيّنة دون غيرها، وقد أصبح تقرير العمل وسيلةً مُهمّة في كافّة المؤسّسات؛ لأنه يُكتب بشكل دوريٍّ لتوضيح سير العمل في المؤسّسة، كما يُساعد التّقرير على تحسين أداء المؤسسة.

قبل البدء بكتابة التقرير فإنه يجب أن يمُر بعدد من المراحل وهي:

• إعداد التقرير: قبل البدء بكتابة التّقرير يجب إعداده من خلال توضيح الهدف من كتابته، وكتابة التّقرير ضمن الصّلاحيات المسموحة لكاتبه.
• ترتيب التقرير: بحيث يتضمن مُقدّمةً تُوضّح الموضوع الذي سيتحدّث عنه التّقرير، ثُم يأتي الشّرح والنِّقاط، ويُفضَّل تقسيم التّقرير إلى أجزاء، ووضع رقمٍ لكلِّ جزءٍ حتى يسهُل الرّجوع إليه.
• أسلوب الكتابة يجب أن يكون واضحاً وبسيطاً مهما كان موضوع التّقرير.

لكتابة تقرير عملٍ ناجحٍ، فيجب أن يشمل الأمور التالية:

• أن يكون التّقرير مُحدّد الغرض، بحيث يجب تحديد الهدف من كتابة التقرير وأسباب كتابته أيضاً، وأن تكون المعلومات فيه واضحةً وشاملةً لكلِّ ما هو مُهمّ، والابتعاد عن أيّ معلومة غير مُهمّة.
• تحديد الجهة التي سيُكتب لها التقرير؛ فعند كتابة تقرير مُوجّهٍ لإدارة المؤسّسة سيكون شاملاً لمعلومات وتفاصيل أكثر من التّقرير الموجّه للمُوظّفين الذين يعملون تحت هذه الإدارة.
• يجب أن يتضمّن التقرير تقييماً لسير العمل في المؤسّسة في الوقت الحاضر، وكيف تواجه المؤسّسة المسألة التي يتحدّث حولها التّقرير.
• وضع البيانات الخاصّة بموضوع التّقرير، وتختلف هذه البيانات باختلاف الغرض من التّقرير؛ فهناك تقارير تحتاج لأرقام معيّنة تخُصُّ الإنتاج مثلاً، وهناك تقارير تختصُّ بالحديث عن حضور الموظفين، وهي أيضاً بحاجة إلى بيانات وأرقام محدّدة حتى يخدم التّقرير الهدف الذي وُضع من أجله، ومن المُهمّ أن يتضمّن التّقرير رسوماً بيانيةً وتوضيحيّةً للمسائل التي تحتاج ذلك، ويُفضّل أن تحتوي الرّسومُ على أكثر من لون لجذب الانتباه.
• وضع توقّعات مُستقبليّة، بحيث تُحدّد أهداف التّقرير، ووضع تصوُّر مُستقبليٍّ لتحقيق هذه الأهداف في فترة زمنيّة مُحدّدة.
• وضع خطة لتحقيق الأهداف ومن المهم أن تكون هذه الخطّة واضحة وقابلة للتّطبيق، كما يجب أن يتضمّن التقرير الحديث عن أيّ ظُروف أو تغيّرات طارئة قد تطرأ على هذه الخطّة، وكيفية التّعامل مع هذه الظّروف.
• عمل عدد كافٍ من النُّسخ عن التّقرير لتوزيعها على جميع الأعضاء في الاجتماع.